Klantenportaal
Bestellingen, facturen, documenten en status. Je klant zoekt het zelf op en jouw team wordt niet meer onderbroken.
Dienst
Klantenportaal op maat laten maken
dotNET lab bouwt klantenportalen op maat voor kmo’s en organisaties in België: één beveiligde plek waar je klanten zelf hun bestellingen, facturen, documenten en status opvolgen, gekoppeld aan de systemen waarmee je vandaag al werkt.
Minder telefoontjes en herhaalvragen voor je team, snellere antwoorden voor je klanten. En omdat het portaal rechtstreeks met je ERP, CRM of boekhouding praat, blijft alles automatisch actueel.
Herkenning
Herken je dit?
De vraag naar een klantenportaal begint zelden bij technologie. Ze begint bij een team dat verzuipt in herhaalvragen.
- “Kun je die factuur nog eens doorsturen?” Voor de derde keer deze maand.
- “Wat is de status van mijn bestelling?” Tien keer per dag, telkens via telefoon of mail.
- Documenten vertrekken als bijlagen. Niemand weet nog welke versie de juiste is.
- Je klanten willen ’s avonds of in het weekend iets opzoeken. Maar alles passeert via jouw kantooruren.
- Je team typt gegevens over van het ene systeem naar het andere. Om één simpele vraag te beantwoorden.
Uitleg
Wat is een klantenportaal?
Een klantenportaal is een beveiligde online omgeving waar je klanten zelf hun gegevens, bestellingen, facturen, documenten en de status van hun dossiers bekijken en beheren, op elk moment van de dag.
Het werkt eenvoudig: je klant logt in en ziet alleen wat voor hem bestemd is. De inhoud komt rechtstreeks uit jouw systemen, dus wat in je ERP of boekhouding staat, staat ook juist in het portaal.
Klantportaal of klantenportaal? Beide spellingen zijn juist en betekenen hetzelfde; in Vlaanderen is klantenportaal het gangbaarst. We gebruiken ze door elkaar, net zoals je klanten dat doen.
Technisch is een klantenportaal een webapplicatie op maat: software in de browser, niets te installeren, altijd actueel.
Meer over webapplicaties op maat Bekijk ons volledige aanbod software op maat
Portaaltypes
Voor klanten, leveranciers, partners of leden
Hetzelfde principe werkt in elke richting: geef een groep gebruikers veilige toegang tot precies dat deel van je werking dat hen aanbelangt.
Leveranciersportaal
Bestellingen, leveringen en documenten uitwisselen met je leveranciers, zonder eindeloze mailketens.
Partner- of dealerportaal
Prijzen, offertes en opvolging voor wederverkopers, elk met eigen toegang en eigen afspraken.
Ledenportaal
Leden beheren zelf hun gegevens, inschrijvingen en documenten, van sportclub tot beroepsfederatie.
Offerte- en documentenportaal
Offertes goedkeuren, contracten opvolgen en documenten delen op één veilige plek in jouw huisstijl.
Resultaat
Wat levert een klantenportaal op?
Minder telefoontjes en mails
De veelgestelde vragen verdwijnen uit je inbox: je klant vindt het antwoord zelf, meteen.
Service buiten je kantooruren
Je klanten helpen zichzelf, ook ’s avonds en in het weekend, zonder dat er iemand van jouw team bij is.
Altijd actuele informatie
Het portaal toont wat er in je systemen staat. Geen verouderde bijlagen of verkeerde versies meer.
Professioneler naar buiten
Eén verzorgde omgeving in jouw huisstijl, in plaats van losse mails en doorgestuurde documenten.
Je team focust op echt werk
De tijd die vandaag naar opzoeken en doorsturen gaat, gaat terug naar klanten echt vooruithelpen.
Groeit mee zonder extra handen
Tien of duizend klanten: het portaal schaalt mee zonder dat je team hoeft mee te groeien.
Koppelingen
Gekoppeld aan de systemen waarmee je al werkt
De waarde van een klantenportaal staat of valt met de koppeling. Een portaal dat je team apart moet bijvullen, creëert dubbel werk in plaats van minder.
Daarom koppelen we het portaal rechtstreeks aan je bestaande systemen: je ERP, je CRM en je boekhouding. We bouwen verder op wat er al draait, met boekhoudpakketten zoals Exact Online en Odoo, waar we onder meer met Odoo-integraties al ervaring hebben.
Eén keer ingeven, overal juist: een factuur die in je boekhouding staat, verschijnt vanzelf in het portaal van de juiste klant.
En veilig: elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens, met rollen en rechten, versleutelde verbindingen en hosting waar jij controle over houdt.
Bijvoorbeeld met
ERP en boekhouding OdooExact Online
CRM TeamleaderPipedrive
Webshop ShopifyWooCommerce
Facturatie en betaling Peppol e-facturatieMollie
Een greep, geen grens: heeft jouw systeem een API of een exportmogelijkheid, dan kunnen we ermee koppelen.
- Facturen en documenten staan automatisch klaar voor de juiste klant.
- Bestellingen en status komen rechtstreeks uit je ERP of webshop.
- Aanvragen uit het portaal landen meteen in jouw systemen.
- Meldingen naar je klant bij een nieuwe factuur, levering of statuswijziging.
De afweging
Klantenportaal software of een portaal op maat?
Soms heb je geen maatwerk nodig. De afweging is meestal snel gemaakt:
Een portaal op maat wint als
-
Informatie uit meerdere systemen moet samenkomen
Bestellingen uit je ERP, facturen uit je boekhouding, dossiers uit je CRM: één portaal, één waarheid.
-
Jouw processen niet in het sjabloon passen
Kant-en-klare klantenportaal software kent jouw flow en huisstijl niet; maatwerk vertrekt er net van.
-
Licentiekosten per gebruiker blijven oplopen
Een portaal op maat is een eenmalige investering. De software is van jou, zonder vendor lock-in.
Een pakket-portaal volstaat als
Je boekhouding of webshop heeft een ingebouwd klantenportaal, dat dekt wat je klanten vragen, en snel starten weegt zwaarder dan eigen processen of huisstijl.
Zit je hier? Dan is het meegeleverde portaal de snelste weg.
Aanpak
Zo verloopt een portaaltraject
Geen maandenlang project voor je iets ziet. We starten met de kern en tonen snel werkende software.
- 01
Kennismaking van 30 minuten
Je vertelt wat er speelt en welke vragen je klanten vandaag blijven stellen. Vrijblijvend, in gewone mensentaal.
- 02
Binnen twee werkdagen een duidelijk antwoord
Je hoort of een portaal op maat in jouw situatie zinvol is, of dat een bestaande oplossing volstaat. Een bedrag volgt uit de analyse.
- 03
Analyse: samen de kern scherpstellen
Welke klantvragen vangen we eerst af, en met welke systemen koppelen we? Pas als die scope vastligt, leggen we er een prijs op.
- 04
Bouwen per program goal
Elke maand leveren we een concreet stuk werkende software op. De kern, bijvoorbeeld facturen en status, staat vaak al na de eerste program goals. Je stuurt bij op werkende software, niet op documenten.
- 05
Livegang, opleiding en support
We zetten het portaal live, begeleiden je team en blijven aanspreekbaar voor uitbreidingen, ook na de lancering.
Kosten
Wat kost een klantenportaal laten maken?
Een vaste prijslijst bestaat niet. Wat je investeert, volgt uit drie dingen:
Start al vanaf
Zoals al onze software op maat€9.500
per program goal, opgeleverd per maand
Vast budget per program goal. Na elke oplevering beslis jij: verder bouwen, pauzeren of stoppen.
Inbegrepen per program goal
- Development en program management
- Ondersteuning tijdens de bouw
- Verbruik van AI-agents tijdens de ontwikkeling
- Geen licentiekosten
Elke maand een oplevering: een concreet stuk werkende software
* We rekenen ook een eenmalige program setup van €6.000: daarin leren we je organisatie kennen en leggen we de scope van de eerste release vast.
Wat de prijs verder bepaalt:
- Het tempo dat bij jouw zaak past: hoeveel program goals na elkaar, en hoe snel je live wil.
- De ambitie en omvang van het project: van facturen raadplegen tot volledige selfservice met aanvragen en goedkeuringen.
- Het aantal systemen waarmee we koppelen: je ERP, CRM, boekhouding of webshop.
We mikken op meegroeien: het portaal moet je zaak versnellen.
De kern van een klantenportaal, bijvoorbeeld facturen, documenten en status, past vaak in de eerste program goals. Uitbreiden doe je pas zodra die kern bewezen is.
Reken op een eenmalige investering plus een voorspelbare kost voor onderhoud, in plaats van licenties per gebruiker die oplopen met elke klant die je toevoegt.
Bespreek wat dit voor jouw situatie betekent
Binnen twee werkdagen een duidelijk antwoord, vrijblijvend.
Klantcases
Bewezen in de praktijk
Een klantenportaal is een webapplicatie op maat. Dit is hoe dat vakwerk er bij ons uitziet.
Van legacy-applicatie naar moderne webapplicatie
Hoe een verouderde desktopapplicatie een beheersbare, moderne webapplicatie werd.
Lees de caseMaatwerkapplicatie van 20 jaar herbouwd voor een kmo
Legacy modernisering zonder de dagelijkse werking stil te leggen.
Lees de caseSoftware op maat voor de Vlaamse overheid
Ontwikkeling op maat, met AI en machine learning, voor het Departement Landbouw & Visserij.
Lees de caseOrganisaties waarvoor we bouwen
FAQ
Veelgestelde vragen over klantenportalen
Wat is een klantenportaal?
Een klantenportaal is een beveiligde online omgeving waar klanten zelf hun gegevens, bestellingen, facturen, documenten en dossierstatus bekijken en beheren. Het portaal haalt die informatie rechtstreeks uit je eigen systemen, zodat ze altijd actueel is.
Is het klantportaal of klantenportaal?
Allebei juist: klantportaal en klantenportaal zijn varianten van hetzelfde woord. In Vlaanderen wordt klantenportaal het vaakst gebruikt, in Nederland eerder klantportaal. Voor je klanten maakt het niets uit, voor ons ook niet.
Wat kost een klantenportaal?
Dat hangt af van wat je klanten moeten kunnen en met hoeveel systemen we koppelen. We werken in program goals: elke maand leveren we een concreet stuk werkende software op, vanaf €9.500 per program goal, met vooraf een eenmalige program setup van €6.000. De kern van een portaal past vaak in de eerste program goals. Na een kennismaking hoor je binnen twee werkdagen of een portaal op maat in jouw situatie zinvol is; het bedrag volgt uit de analyse.
Hoe snel staat een klantenportaal live?
De kern, bijvoorbeeld facturen en status raadplegen, staat vaak na enkele weken. Daarna breiden we gefaseerd uit met aanvragen, meldingen of extra koppelingen, op het tempo dat jouw organisatie aankan.
Kunnen jullie koppelen met ons ERP of boekhoudpakket?
Ja, dat is net de kern van het werk. We koppelen klantenportalen aan ERP-, CRM- en boekhoudpakketten zoals Exact Online en Odoo; met Odoo-integraties hebben we al ervaring. Zo worden gegevens één keer ingegeven en kloppen ze overal.
Volstaat het klantenportaal van ons boekhoudpakket niet?
Soms wel. Zo’n meegeleverd portaal toont doorgaans alleen wat in dat ene pakket zit. Moet informatie uit meerdere systemen samenkomen, wil je jouw huisstijl en processen, of lopen licentiekosten per gebruiker op, dan wint maatwerk.
Waar kan ik een klantenportaal laten maken?
Bij een softwarebouwer met aantoonbare integratie-ervaring: de koppeling met je bestaande systemen bepaalt of je portaal echt werk uit handen neemt. dotNET lab bouwt klantenportalen op maat vanuit Westerlo, voor kmo’s en organisaties in heel België. Overleg kan bij jou, bij ons of online.